A. PENDAHULUAN

Dunia sistem informasi saat ini telah memasuki revolusi baru yang dikenal dengan isilah revolusi informasi digital. Di mana hampir semua aspek kehidupan telah tersentuh oleh perkembangan IT (information technology). Kondisi ini didorong oleh begitu cepatnya perkembangan IT (information technology), elektronik, computer dan telekomunikasi khususnya internet. Saat ini dunia disadarkan banwa kemajuan teknologi akan membawa perubahan besar dalam tata kerja, melaksanakan kegiatan bisnis, kegiatan komunikasi, pendidikan, dan berbagai layanan public.

Pemanfatan perkembangan IT (Information Technology) yang sangat pesat terutama dengan adanya internet dan intranet yang memungkinkan aluran data dan informasi dapat diperoleh secara lebih cepat dan dengan keanekaragaman tampilan yang menarik, masyarakat akan lebih tertarik dengan adanya layanan cepat dan akurat.

Kemajuan teknologi komunikasi yang telah menggempur dinding-dinding sekolah/kampus, menawarkan keterbukaan baru dalam meraih pengetahuan. Siapapun, tanpa kenal ras, agama, etnik, jenis kelamin, usia, bebas memperoleh informasi lewat internet.

Leburnya batas-batas (imajiner) institusi pendidikan formal dan informal menyeret perpustakaan dalam pusaran arus yang tak bertujuan. Informasi yang dulu dikontrol oleh kehadiran perpustakaan, kini telah tergantikan oleh mesin pencari data semacam google, yahoo, dan sejenisnya. Pada kasus inilah, perpustakaan pun mencair, tak terbatasi oleh bangunan dan rak-rak buku berderet, namun lebih bermain pada jaringan dan ketersediaan informasi di dunia maya. Perpustakaan menjadi kendaraan bagi manusia untuk melakukan pengembaraan dalam “ruang”dan “waktu”.

Lebih jauh, globalisasi ekonomi dan teknologi membawa perpustakaan tak hanya bersangkut dengan dunia pendidikan dengan slogan: “perpustakaan adalah jantung dunia kampus”, namun perpustakaan juga gayut dengan sistem sosial itu sendiri.

Diakui atau tidak sosok perpustakaan sebagai sebuah institusi informasi semakin usang di antara ‘hingar-bingar’ kemajuan teknologi informasi yang sarat dengan kehandalan konvergensi medianya. Perpustakaan bagi kebanyakan orang hanyalah sebuah ruangan sempit di ujung koridor lembaga pendidikan yang penuh debu dan tidak menarik sama sekali. Ditambah dengan petugasnya yang galak dan koleksi bukunya yang sangat minim karena kebanyakan hanyalah berisi buku-buku pelajaran yang sudah dimiliki para siswanya.

Para guru juga menggunakan perpustakaan hanya sekadar untuk meminjam surat kabar dan menitipkan anak selama ia mengajar. Hal terparah adalah sosok kepala sekolah yang tidak pernah terlihat sekali juga menginjakkan kaki di ruang perpustakaan. Koleksinya hanyalah buku-buku yang tidak disusun secara ‘apik’, hanya ditumpuk-tumpuk didalam kardus.
Demikianlah gambaran menyedihkan sebuah perpustakaan yang penulis yakini ada di kepala sebagian kita. Situasi tersebut memang lebih menggambarkan perpustakaan-perpustakaan untuk sekolah-sekolah negeri, tidak demikian dengan sekolah-sekolah swasta. Di mana siswa-siswa dapat dengan leluasa berada di ruang perpustakaan yang mewah dilengkapi dengan penyejuk ruangan, furnitur mahal, juga semerbak pewangi ruangan yang tak jarang sarat dengan keberadaan media literatur teknologi baru, seperti VCD, DVD, CD bahkan fasilitas internet. Pustakawannya ramah dan ‘perlente’ dengan dilengkapi alat temu balik koleksi yang sudah canggih dengan menggunakan komputer
Demikianlah perbandingan gambaran perpustakaan di dua dunia yang saling bertolak belakang yang padahal hanya karena perbedaan masalah alokasi finansial pengembangan. Walau memang ada beberapa sekolah negeri di bilangan Jakarta Selatan yang cukup membanggakan dalam pengembangan perpustakaan sekolah dengan berani mempromosikan diri lewat pameran-pameran perpustakaan. Dua sisi dunia perpustakaan sekolah di atas yang perlu dikritisi di sini adalah kesamaan paradigma yang berlaku di keduanya.
Perpustakaan sebagai jantungnya informasi di lembaga pendidikan khususnya di perguruan tinggi sebagai penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam perkembangannya perpustakaan tidak lepas dari IT ( Information Technology).teknologi dan internet sangat dibutuhkan dalam penggelolaan dan pengembangan perpustakaan.

Perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi diharapkan mampu memberikan layanan informasi yang berkualitas yang ditentukan sebagai berikut:

a. Ketersediaan informasi (pemakai perpustakaan dapat mengakses informasi yang ada)

b. Kemudahan akses informasi (Pemakai perpustakaan dengan mudah mengakses informasi )

c. Keakuratan informasi (perpustakaan memberikan informasi secara tepat sesuai yang diperlukan pemakai perpustakaan)

d. Kelengkapan informasi (perpustakaan memberikan informasi secara rinci dan mendalam mengenai subyek yang dikehendaki)

e. Kelayakan sumber informasi (perpustakaan memberi informasi yang didapat dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

Tantangan baru IT (Information Technology) khususnya para penyedia informasi adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, dan global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan dan perkembangan teknologi. Salah satunya dengan mewujudkan automasi perpustakaan (Library automation), perpustakaan digital (digital library) dan perpustakaan maya (virtual library).

B. Libabry Automation, Digital Library dan Virtual library

Salah satu peralatan IT (Information Technology) yang banyak digunakan adalah komputer dengan teknologi jaringannya (intranet ataupun internet). Kecepatan proses penyimpanan, pengolahan, dan penyimpanan data serta kemudahan penyebaran informasi yang dapat dilakukan oleh komputer dan jaringan internet telah memberi harapan banyak pada kegiatan kepustakawanan. Kegiatan-kegiatan tersebut dapat dipilih dalam beberapa bentuk antara lain :

1. Library Automation

adalah kegiatan berbasis pada teknologi otomasi pada kegiatan kepustakwanan (administrasi keanggotaan, katalogisasi, akuisisi koleksi, sirkulasi) untuk menghasilkan proses reporting yang baik dan bermanfaat sebagai sistem dukung keputusan institusi.

b. Digital library

adalah kegiatan digitalisasi atas keragaman bentuk koleksi perpustakaan agar tercipta sistem distribusi dan akses informasi yang meluas, terstruktur, dan mudah serta interaktivitas yang handal. Perpustakaan digital adalah salah satu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan didistribusikan dengan menggunakan protocol elektronik melalui jaringan computer. Perpustakaan digital merupakan salah satu alternative dalam menyediakan sumber informasi untuk kegiatan pembelajaran jarak jauh (distance learning), mengingat user atau pengguna perpustakaan berada ditempat yang tidak diketahui keberadaaanya. Ini dimungkinkan dengan adanya teknologi internet yang sudah berkembang dengan pesat. Informasi disatu tempat tidak menjadikan problem bagi user yang berada dilain tempat.Umumnya di dalam pengembangan sebuah perpustakaan digital selalu bertitik tolak dari kondisi atau keadaan suatu perpustakaan konvensional. Ini disebabkan terutama dalam hal penyediaan data. Data yang umumnya tersedia dalam perpustakaan konvensional berwujud buku teks sedangkan dalam perpustakaan digital berbentuk elektronik (PDF).

c. Virtual libarary

adalah kegiatan yang mengintegrasikan segala bentuk layanan perpustakaan (opac, mail-box, user education, news, report, dll) menjadi satu wadah virtual dan mampu terdistribusi secara meluas melalui jaringan komunikasi global internet. Perpustakaan maya (virtual library) disebut juga perpustakaan tanpa dinding karena dokumen elektronik tersebut dapat diakses di mana saja tanpa harus datang secara fisik ke perpustakaan

Ketiga kegiatan ini akan membentuk suatu sistem pengelolaan informasi perpustakaan yang handal dan modern, yang berorientasi kepada pemakai, seperti yang ditunjukkan dalam gambar 2.

.

C. FAKTOR-FAKTOR Pertimbangan Dalam Pengembangan Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi

Digital library menjadi trend baru dalam model layanan perpustakaan modern, apalagi perpustakaan perguruan tinggi. Hampir semua perpustakaan berlomba-lomba untuk mewujudkannya. Perpustakaan perguruan tinggi selain berperan sebagai information provider juga sebagai salah satu program Cakupan Universitas (Institutional Support System) yang berfungsi mendukung program akademik yang tertuang dalam “Tridarma Perguruan Tinggi” yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Sejak awal berdiriya perpaustakaan telah berperan dalam mendukung proses pendidikan antara lain adalah memberikan informasi (baik dalam bentuk buku, referensi, dan lain-lain), mengkoordinasikan dan menggabungkan semua bentuk layanan untuk meningkatkan proses belajar mengajar, penelitian dan layanan umum. Oleh karena it tujuan akhir pengembangan digital library yang dilakukan adalah tercapainya proses peningkatan kualitas lulusan dalam hal pengembangan wawasan dan penguasaan keilmuannya.

Faktor-faktor pertimbangan dalam pengembangan perpustakaan digital perguruan tinggi adalah :

§ Paradigma baru peran pustakawan

§ Isu utama perpustakaan akademik modern

a. Peradigma baru peran pustakawan

Kesadaran akan pentingnya informasi dan pengelolahannya sebagai sarana untuk memenangkan kompetensi di globalisasi ini, telah mendorong peningkatan kegiatan penataan informasi pada institusi pendidikan, maupun kegiatan bisnis lain. Informasi yang dihasilkan dipakai sebagai sumber peningkatan kualitas kerja, sarana belajar mereka dalam mewujudkan institusi yang berorientasi pada layanan pemakai. Kegiatan inilah yang sering disebut “knowledge management”. Tujuan lain dari kegiatan ini adalah terwujudnya information, learning atau knowledge society pada institusi masing-masing.

Implikasi dari kegiatan tersebut adalah perpustakaan tidak lagi dituntut untuk mengumpulkan informasi dalam bentuk bahan koleksi tetapi juga mampu berperan sebagai knowledge manager ataupun information expertise dalam prose knwoledge transfer yang terjadi pada information society tersebut. Jika hal ini bisa diwujudkan oleh pustakawan perguruan tinggi adalah maka dukungan terhadap Tridarma Perguruan Tinggi akan jauh lebih baik dan nampak nyata.

Artiya adalah perpustakaan perguruan tinggi harus mampu melakukan proses peningkatan pembangkitan (generating), pengumpulan (collecting), pengemasan ( packaging) dan penyebaran (distribution) ilmi pengetahuan dalam proses knowledge transfer di lingkup universitas maupun yang lebih luas lagi. Secara sederhana peran ini terlihat pada gambar 1.

Gambar 1. Tiga domain dalam proses knowledge tranfer

Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa semua proses dapat terwujud bila terjadi perubahan terhadap kegiatan kepustakaan, peningkatan profesionalisme sumber daya manusia dalam hal knowledge management dan penguasaan teknologi, improvisasi bentuk layanan informasi, dan kehadiran teknologi informasi.

b. Integrasi Akademik (Academic Integration)

Merupakan hal yang semakin penting bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus terintegrasi dan menyatu dalam kehidupan akademik institusi. Terdapat 3 alasan untuk hal ini. Pertama, terdapat peningkatan kebutuhan untuk menunjukkan bahwa perpustakaan menggunakan sumber daya dengan cara yang bisa dipertanggungjawabkan pada manajemen perguruan tinggi. Kedua, adaptasi dari peran edukasi yang terintegrasi adalah kunci utama untuk memenangkan kompetisi pendanaan. Ketiga, integrasi merupakan suatu persyarat untuk mewujudkan perencanaan strategis yang efektif.

Jadi dapat disimpulkan bahwa integrasi akademik adalah : suatu bentuk pemeliharaan kemitraan yang aktif antara perpustakaan, program studi dan layanan-layanan institusional lainnya dalam suatu bentuk hubungan yang luas untuk merespon kebutuhan informasi dari komunitas akademik yang ada. Bentuk integrated-framework yang demikian ditujukan untuk beberapa alasan utama berikut :

1. Planning

2. Sharing knowledge and expertise

3. Customer focus

4. Library profile

c. Akuntabilitas

Saat sumber-sumber finansial menjadi sangat terbatas, maka institusi akademik menjadi dituntut akuntabilitasnya yaitu bertanggung jawab pada pemerintah yang mendanainya. Akhirnya, semua departemen yang menjadi bagian dari universitas (termasuk didalamnya adalah perpustakaan) juga dituntut berlaku serupa. Harapannya, pemanfaatan dana lebih ditujukan pada efisiensi dan efektifitas pemenuhan kebutuhan institusi.

Permasalahan pendanaan tidak hanya permasalahan menajemen institusi tetapi juga merupakan permasalahan mahasiswa. Sebagai seorang user, mahasiswa selalu menginginkan suatu nilai balik dari pada yang telah mereka bayarkan pada institusi.

Dengan tanpa mengurangi mutu pelayanan maka perpustakaan telah dituntut untuk mampu mempertanggung jawabkan pemanfaatan dana yang dialokasikan padanya yang diwujudkan baik dalam bentuk aktivitas layanan-layanan yang handal maupun dalam bentuk angka-angka numeris yang akurat dan terpercaya.

Modern library Management Information system

Gambar 2. Skema Pengembangan Digital Libarary berwawasan konsep modern libabry.

Bentuk Layanan dari Perkembangan Digital Library

Gambar 3. Skema layanan dalam pengembangan digital library

Dengan mengacu pada gambar 3, maka dapat dilihat implikasi dari bentuk layanan yang mungkin dari penggabungan lonsep library automation, virtual library dengan konsep pengembangan digital library. Misalkan layanan open courseware yaitu suatu bentuk layanan yang mengintegrasikan data mata kulian dengan materi yang dimiliki oelh perpustakaan dan bahan ajar yang dibuat oleh dosen sendiri. Pada layanan ini bisa dibentuk mekanisme pemasukan bahan ajar maupun tugas-tugas mata kulian oleh dosen melalui sistem on-line kampus ataupun internet.

Perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia telah banyak melakukan pengembangan perpustakaan digital, baik yang berorientasi pada konsep layanan perpustakaan akademik modern atau belum

D. KEADAAN DAN POTENSI YANG ADA

Perpustakaan Fakultas yang pertama kali menggunakan UNSLA (library automation di lingkungan Universitas Sebelas Maret adalah Fakultas Pertanian. Beberapa perpustakaan fakultas di Universitas sebelas Maret juga telah menggunakan program perpustakaan tetapi bukan UNSLA.

Selama ini keberadaan perpustakaan fakultas di lingkungan Universitas Sebelas Maret sudah memberikan manfaat yang lebih terutama dalam mendekatkan koleksi kepada penggunanya. Namun disisi lain masih ada kelemahan yang dirasakan bersama yaitu belum adanya koordinasi antar pepustakaan di lingkungan Universitas Sebelas Maret. Dalam aoutamasi perpustakaan, misalnya masing-masing perpustakan cenderung mengembangkan software menurut kepentingan perpustakaan masing-masing tanpa adanya koordinasi baik dengan perpustakaan pusat maupun dengan UPT computer.

Koordinasi yang baik akan mengubah keadaan di perpustakaan fakultas berkaitan dengan software dan koleksi. Hal ini akan lebih menghemat biaya dan memudahkan untuk mengembangkan jaringan dikemudian hari, sehingga kerjasama dan pengembangan LAN (Local Area Net Work) akan lebih tertata.

Automasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepat an mempermudah proses pelayanan di perpustakaan baik bagi user maupun bagi pustakawan

Faktor Penghambat Perkembangan Digital Library

¨ Pendanaan yang terbatas

¨ Sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi tidak

ada/terbatas.

¨ Tedapat pustakawan yang kurang bisa menerima perubahan misalnya :

terpaku pada format metadata lama MARC dan beberapa perangkat lunak

lama.

E. Kesimpulan

1. Digital library ada karena adanya perubahan kebutuhan informasi dari pengguna dan perkembangan teknologi infomasi yang pesat.

2. Pengembangan digital library perpustakaan perguruan tinggi sebaiknya dilakukan dengan mempetimbangkan daya dukung terhadap proses kegiatan belajar mengajar.

3. Perkembangan digital library bisa bersifat berkesinambungan bila selalu dilakukan inovasi perubahan layanan yang bersifat digital.

4. Perkembangan digital library selalu menuntut kerja keras dari para pustakawan dan sikap mau merubah diri dari bentuk layanan konvensional kepada bentuk layanan perpustakaan modern.

DAFTAR PUSTAKA

1. Parapak, Jonatan. Sistem Informasi Masa Depan, makalah Rakor TVRI-RRI 1987. Jakarta, 1987.

2. Bittener, John. R Mass Communication Prientice Hall inc, New York, 1977.

3. Wahyudi, Teknologi Informasi, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama, 1992.